Snel een mailtje sturen, dat doen we elke dag. Maar wist je dat je met e-mail jongeren, ouders en hun netwerk ook echt kan ondersteunen? Ook zwart op wit kan je empathie, nabijheid en hulp bieden.
Toegankelijke, ondersteunende en duidelijke mails schrijven, hoe doe je dat? Waar moet je op letten?
Met deze checklist maak je je e-mails leesvriendelijker.
- Staat je lezer centraal? Spreek je lezer persoonlijk aan. Het gaat namelijk niet over jou. ‘Je’ staat centraal, niet ‘ik’ of ‘wij’. (En zorg er meteen ook voor dat je de naam van de jongere of ouder juist schrijft. Niets vervelender dan een e-mail krijgen waarin je naam verkeerd gespeld is.)
- Staat het belangrijkste eerst? De lezer kijkt eerst naar de onderwerpregel, de tussenkopjes en de eerste zin van je alinea. Vertel daar de belangrijkste zaken. Als je lezer snel de mail ‘scant’, weet die meteen waarover het gaat.
- Schrijf je positief? Trek een positief spoor door de hersenen van je lezer. Schrijf bijvoorbeeld ‘Vraag gerust’, en niet: ‘Aarzel niet om te vragen’. Gebruik actieve zinnen en gebiedende wijs, dat zet je lezer aan tot actie.
- Ga je in dialoog? Gebruik korte zinnen en stel vragen. Zo ga je een dialoog aan. Stem je taalgebruik ook af op de lezer. Tegen een jongere gebruik je andere taal dan tegen een ouder. Pas op met jargon!
- Schrijf je ‘snel’? Vermijd vertragers, gebruik versnellers. De ‘snelle’ zin komt meteen binnen. Vermijd omslachtige omschrijvingen en gebruik niet meer woorden dan nodig. Vergelijk deze twee zinnen maar eens en het is meteen duidelijk waarom:
- ‘Probeer dit eens?’
- ‘Je zou kunnen overwegen om dit eens te proberen.’
- Is het overzichtelijk? Structureer je informatie. Maak je een opsomming? Gebruik dan tussenkopjes en bullets. Maar overdrijf er niet mee. Drie tot vijf, of hoogstens zeven bullets, en dan iets anders.
- Staat je naam eronder? Onderteken je mail persoonlijk. Jij krijgt ook liever een mail van een persoon dan van een dienst, niet? Zorg er wel voor dat je handtekening niet langer is dan de inhoud van je mail. Anders lijkt het alsof je dat belangrijker vindt.
Meer tips? Schrijf in voor de training e-mailhulp van dit najaar. Ben je een professional die werkt met kinderen, jongeren en hun gezinnen rond welzijn? Dan zijn er geen inschrijvingskosten aan deze training verbonden.
Data trainingen
- Reeks 3: Online - 13 maart en 20 maart 2023 - schrijf je in
- Reeks 4: Online - 10 oktober en 17 oktober 2023 - schrijf je in
- Reeks 5: VAC Antwerpen, Lange Kievitstraat 113, 2018 Antwerpen - 14 en 21 maart 2024
Meer weten? Ga naar de opleidingspagina. Je vindt daar ook meer informatie over andere opleidingen, bv. trainingen chathulp en beeldbellen.